Ai reusit sa obtii un job. Dupa un timp observi ca petreci un numar mare de ore la birou. Ai zeci de intalniri si trebuie sa te descurci cu asaltul emailu-rilor. Senzatia generala este ca nu ajungi sa termini campania de marketing inceputa. Esti la inceput si totul vine peste tine. Ai chiar un moment cand spui „numai pot, demisionez!”

Toate lucrurile enumerate de mine apar ca urmare a faptului ca nimeni nu va vorbit despre abilitatea numarul unu, pe care trebuie s-o folositi si dezvoltati, imediat dupa ce ati luat job-ul: Nu va spune nimeni despre setarea prioritatilor si gestionarea acestora.

Este abilitatea pe care o veti folosi pentru a identifica cele mai importante prioritati si pentru a va concentra asupra lor. In birou toata lumea va vorbi despre eficienta si management, dar se va uita cu totul problema artei de a ierarhiza prioritatile. Pierderea din vedere a acestui lucru duce in 90% din cazuri la oboseala, frustrare si la pierderea interesului pentru ceea ce faci.

Care sunt semnele clare ca trebui sa-ti gestionezi prioritatile mai bine?

1.    Crezi ca totul este important

Cand ajungi la birou si te uiti pe lista, iti spui, in cele mai multe cazuri ca toate sunt la fel de importante si te intrebi cand o sa le termini. Esti preocupat mai mult de volumul tintelor de atins, decat de calitatea muncii tale.

Exista Principiul lui Pareto*, care ne spune ca 20% din obictivele tale iti ofera 80% din rezultate - acest lucru se traduce prin necesitatea de a acorda cea mai mare atentie acelei fractiuni din ziua de munca. E vorba de 20% si nu de 100%.

In calitate de incepator: trebuie sa-ti fixezi clar sarcinile si obiectivele

Discuta cat mai clar cu seful tau, care sunt performantele pentru care vei fi evaluat (un nou contract incheiat sau eficientizarea unui proces). Pornind din acest punct vei sti ce ai de realizat si ce trebuie sa „livrezi” la sfarsit de saptamana.

O sa reamintesc aici un exemplu care sa concretizeze cele spuse mai sus. Daca am ca sarcina cresterea productivitatii sectorului meu, care se ocupa de facturari, prioritatea mea va fi timpul de emitere al facturii si nu al intregul proces. Nu este cazul sa pierd ore in sir pentru a elabora planuri peste planuri privind modul cum ar trebui sa se desfatoare intregul proces.

Cand ai luat deciziile privind ce vei face pe parcursul unei zile de lucru intreba-te de fiecare data: „Cum ma va apropia fiecare decizie de atingerea scopurilor propuse?” Daca simti ca una dintre ele nu te ajuta cu nimic, las-o balta si treci mai departe.

2.    Te consumi in activitati curente, dar nu realizezi nimic

Ati inceput ziua (vreodata) cu o lista? V-ati simtit toata ziua supraocupat. La sfarsit insa ati realizat ca n-ati facut de fapt nimic. Sunteti deja frustrat si e normal.
Concret, asemenea multor colegi aflati la inceput de drum, ati abordat si facut lucruri a caror prioritate era cu mult mai scazuta fata de altele. Sa nu ne ascundem dupa copaci - ati pierdut o multime de timp uitandu-va sau chiar raspunzand la email-uri sau ati fost din nou angrenat in intalniri lungi si ineficiente. Ati atins tinte mici, care nu contribuie la fondul activitatii voastre.

Este foarte bine ca v-ati ajutat seful la un proiect ori ati lucrat cu ceilalti colegi din echipa, dar toate acestea nu duc activitatea voastra mai departe.

De aici si necesitatea: Faceti un plan si puneti-l in aplicare.

Ce va spun acum seamana cu introducerea stick-ului in calculator. Pe stick puteti avea planul zilnic (puteti  sa-l creati la sfarsitul zilei cand aveti o imagine a ceea ce ati facut si ce nu). Programul este menit sa va aduca aminte care sunt cele mai importante momente ale muncii din ziua respectiva.

Toti, fara exceptie, va trebui cu siguranta sa predati proiecte sau sa realizati ceva fix la o anumita data. Important este sa renuntati la orice alta activitate care va scoate din ritm. Va atrag atentia ca cel mai „periculos” lucru este deschiderea si citirea mesajelor - indiferent ca sunt pe computer sau pe mobil. Pentru fiecare mesaj citit pierdeti atunci cand vreti sa re-intreptati atentia spre altceva 64 de secunde.

In cursul unei zile primiti uneori zeci de mesaje. Indiferent de marimea lor, numai timpul afectat parcurgerii acestora va poate intrerupe ritmul si diminua substantial eficienta. Nu intamplator se recomanda sa verificati cel mult de doua ori pe zi corespondenta. La unele locuri de munca si telefonul dispare din peisaj putand fi folosit doar in pauze.

3.    Desi va aflati in realizarea unui lucru foarte important, va lasati distrasi de elemente perturbatoare

La birou se aude aproape continuu „sirena” social media. Mesaje instant, email-uri, telefoane . Esti tentat tot timpul sa raspunzi. Aparent, cu un efort de vointa si concentrare ai pornit treaba si dorinta de perfectionism te impinge spre finalizarea ei. Chiar iti spui ca poti sa faci mai multe lucruri in acelasi timp. Aceasta este o forma de multitasking.

Este foarte normal ca la un moment dat sa ajungeti la o asemenea modalitate de a lucra. Care este insa pericolul, capcana? Puteti lasa pentru o perioada activitatea voastra si sa va ocupati de ceva important. Insa reintoarcerea la concentrarea initiala, pentru a termina ceea ce aveati de facut si pentru a inregistra progrese, presupune eforturi foarte mari pentru atentie.

La inceput de drum atrenati-va atentia

Sa facem o mica recapitulare:

a)    Am planul zilei.
b)    Am prioritatile.
c)    Nu ma las distras de „sirena” social media.

Foarte important pentru un incepator este sa stie la inceputul zilei cu claritate (insist pe acest lucru) care este prioritatea lui de lucru. De aici incepe invatarea modului in care vom concentra atentia pe o tinta de realizat.

Pentru a reusi acest lucru specialistii recomanda  o serie de strategii:

A)    Promodoro techniques** : se programeaza calupuri de 25 de minute in care te concentrezi pe o tinta prioritara, dupa care faci o scurta pauza. Aceasta modalitate de lucru se repeta de 4 ori, dupa care se ia o pauza mai mare.

B)    Segmentarea muncii: se poate sa fi facut acest lucru involuntar. Sunt grupate tintele comune si sunt programate pentru un anumit timp din calendarul zilei sau saptamanii. In acest caz este si mai evident ca procesarea mesajelor, a anumtor documente sau apelarea celor care te-au sunat se pot grupa pe segmente de activitate.

C)    Nu mai faceti multitasking: chiar daca va credeti capabili de a rezolva mai multe lucruri, in final veti constata, din punct de vedere calitativ, ca fiecare lucru in parte are de suferit.

Cand va aflati la inceput de drum totul vi se pare foarte important si vreti sa faceti cat mai multe lucruri in acelasi timp. Important nu este sa le realizati pe toate, ci sa duceti la bun sfarsit cel mai important lucru.

Nu ramanerea peste program este cea mai buna solutie pentru incepatori. Mult mai important este ca fiecare moment pe care il cheltuiti muncind sa fie pentru obiectivul cu cea mai mare prioritate.

*Principiul lui Pareto este formularea economistului italian Vilfredo Pareto, care in 1896 in cursul sau de economie a afirmat ca: 80% din efecte provin din 20% cauze, pornind de la o realitate economica - 80% dintre terenuri erau detinute in Italia de 20% din populatie.

** Promodoro tehniques este formularea engleza a plurarului de la promodoros - tehnica de  prepare a rosiilor inventata de Francesco Cirillo la sfarsitul anului 1980.